Contoh Susunan Acara Gathering di Villa dan Tips Membuatnya Berkesan

Gathering merupakan momen yang dinanti oleh banyak karyawan karena memberikan kesempatan untuk rileks sejenak dari beban kerja. Selain itu, agenda ini juga bermanfaat untuk menciptakan hubungan yang lebih erat antara rekan kerja serta meningkatkan motivasi. Lalu, bagaimana seharusnya susunan acara gathering di villa?

Bila Anda mendapatkan tanggung jawab sebagai panitia pelaksana gathering, pastikan untuk menyusun acara secara efektif agar agenda tahunan ini berjalan seperti rencana dan meninggalkan kesan untuk seluruh peserta. Tips beserta contoh susunan acara gathering kantor berikut akan membantu Anda dalam membuat susunan acara yang berkesan.

Tips Membuat Susunan Acara Family Gathering

Rundown adalah jantung sebuah acara. Susunan yang efektif akan memastikan seluruh aktivitas berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

Inilah sejumlah tips yang dapat Anda ikuti dalam menentukan susunan acara.

1. Tentukan Tujuan Acara

Sebelum menyelenggarakan suatu acara khususnya gathering, tentukanlah dulu tujuan utama dari program tersebut. Beberapa tujuan yang umum dalam penyelenggaraan gathering di antaranya ialah:

• Meningkatkan kerja sama dalam tim
• Membangun komunikasi antara karyawan
• Menyegarkan kembali semangat dan membangun motivasi kerja
• Membangun budaya perusahaan yang lebih kuat
• Mengapresiasi pencapaian karyawan

Dengan mengetahui tujuan acara, Anda akan dapat menyusun aktivitas yang sesuai guna mencapai tujuan tersebut.

2. Sesuaikan Durasi Acara

Susunan acara employee gathering dapat Anda custom dengan durasi dan format acara. Tentukan dulu apakah gathering ini akan dilaksanakan setengah hari, sehari, atau dua hari satu malam.

Durasi acara tentu sangat berpengaruh pada jumlah serta jenis kegiatan yang akan dilakukan. Apabila acara hanya berlangsung sehari, sebaiknya fokus saja pada kegiatan utama dan bermakna. Sementara itu, jika menginap, Anda bisa mengombinasikan antara kegiatan formal dan santai.

3. Kombinasikan Kegiatan

Susunan acara gathering Puncak harus Anda kombinasikan dengan sesi interaktif atau hiburan agar peserta tidak jenuh. Kombinasi kegiatan ini juga akan membuat acara semakin meriah dan tidak monoton.

Sejumlah aktivitas yang dapat Anda masukkan dalam rundown di antaranya ialah:

• Ice breaking games: Untuk mencairkan suasana dan meningkatkan interaksi.
• Team building game: Seperti outbound, lomba kelompok, atau problem-solving games.
• Sharing session atau workshop: Bisa menghadirkan motivator atau pimpinan perusahaan untuk berbagi pengalaman.
• Waktu santai: Berikan kesempatan bagi peserta untuk menikmati fasilitas villa atau melakukan aktivitas bebas seperti berenang atau jalan-jalan.
• Malam keakraban: Sesi hiburan seperti karaoke, api unggun, atau pesta BBQ bisa menjadi penutup acara yang menyenangkan.

4. Perhitungkan Waktu Untuk Tiap Kegiatan

Agar acara sukses sesuai rencana, tentukan durasi yang realistis untuk setiap aktivitas. Hindari menjadwalkan kegiatan terlalu padat tanpa jeda istirahat karena dapat membuat peserta merasa lelah. 

Pastikan ada waktu untuk:

• Registrasi dan pembagian kamar (jika menginap).
• Istirahat makan siang dan coffee break.
• Transisi antar kegiatan agar tidak terburu-buru.
• Sesi refleksi atau evaluasi di akhir acara.

5. Pilih Lokasi yang Mendukung

Pemilihan lokasi sangat berpengaruh terhadap keberhasilan acara. Jika employee gathering dilakukan di villa, pastikan villa tersebut memiliki fasilitas yang mendukung seperti area outdoor untuk aktivitas tim, ruang pertemuan, serta akomodasi yang nyaman. 

Pilih tempat yang tidak cuma memiliki suasana menyenangkan, tetapi juga cukup luas untuk menampung semua kegiatan yang telah direncanakan.

6. Siapkan Plan B untuk Mengantisipasi Kendala

Tidak semua hal bisa berjalan sesuai rencana. Oleh sebab itu, penting untuk memikirkan rencana cadangan. 

Beberapa hal yang perlu Anda antisipasi antara lain:

• Cuaca buruk yang menghambat aktivitas luar ruangan.
• Keterlambatan peserta.
• Perubahan jadwal mendadak dari pihak penyedia venue.

Sediakan alternatif kegiatan indoor jika acara utama harus dibatalkan dan buat fleksibilitas dalam rundown untuk mengakomodasi perubahan yang tidak terduga.

Contoh Susunan Acara Gathering

Gathering merupakan momen penting untuk mendekatkan hubungan karyawan serta meningkatkan etos kerja. Untuk itu, kegiatannya harus dirancang sedemikian rupa agar dapat mencapai tujuan tersebut.

Mayoritas perusahaan memilih untuk menyelenggarakan program ini di villa untuk menciptakan suasana yang santai. Nah, bila Anda ingin mengadakan gathering di villa, contoh rundown berikut bisa Anda pertimbangkan.

Contoh Susunan Acara Gathering 1 Hari

Bagi perusahaan yang hanya mempunyai waktu terbatas, melaksanakan gathering dalam waktu sehari bisa menjadi opsi yang tepat. Jadi, peserta tidak perlu menginap. 

Berikut contoh susunan acaranya.

• 08.00 – 09.00 : Kedatangan peserta dan registrasi
• 09.00 – 09.30 : Pembukaan dan pidato pimpinan perusahaan
• 09.30 – 09.40 : Ice breaking
• 09.40 – 11.30 : Permainan Team building
• 11.30 – 13.00 : Lunch, sholat, istirahat
• 13.00 – 15.00 : Sesi sharing atau diskusi
• 15.00 – 15.30 : Coffee break
• 15.30 – 16.30 : Awarding, bisa dilanjutkan dengan pembagian doorprize atau souvenir
• 16.30 – 17.00 : Penutupan

Contoh Susunan Acara Gathering 2 Hari

Untuk memberikan pengalaman yang lebih mengesankan pada seluruh karyawan, perusahaan bisa memilih konsep gathering 2 hari 1 malam. Jenis kegiatan untuk acara ini tentu lebih bervariasi. 

Inilah contoh rundownnya:

Hari Pertama

• 10.00 – 11.00 : Kedatangan peserta, registrasi, serta pembagian kamar
• 11.00 – 11.30 : Pembukaan dan pidato direktur perusahaan
• 11.30 – 12.30 : Ice breaking dan sesi motivasi
• 12.30 – 14.00 : Makan siang, sholat, istirahat
• 14.00 – 16.00 : Permainan team building di area outdoor
• 16.00 – 18.00 : Coffee break, waktu bebas
• 18.00 – 19.00 : Makan malam atau persiapan BBQ night
• 19.00 – 21.00 : Malam keakraban (api unggun dan sharing)
• 21.00                : Istirahat malam

Hari Kedua

• 06.00 – 07.00 : Senam bersama
• 07.00 – 08.00 : Sarapan pagi
• 08.00 – 10.00 : Fun outbound
• 10.00 – 11.00 : Sharing singkat dan evaluasi
• 11.00 – 11.30 : Pemberian award
• 11.30 – 12.30 : Lunch
• 12.30                : Penutupan

Mengapa Villa Menjadi Lokasi Favorit untuk Gathering?

Banyak perusahaan yang memilih villa sebagai venue gathering bukanlah tanpa sebab. Inilah sejumlah alasan kenapa villa menjadi lokasi terfavorit untuk melaksanakan gathering.

1. Privasi dan Kenyamanan

Villa menawarkan suasana yang lebih private jika dibandingkan hotel atau tempat wisata. Dengan menyewa villa, perusahaan bisa memastikan acara berlangsung tanpa gangguan.

2. Suasana Santai

Bila dibandingkan ballroom hotel yang terasa formal, villa menawarkan suasana yang lebih santai dan akrab sehingga sangat ideal untuk meningkatkan bonding antarkaryawan.

3. Fasilitas Lengkap

Villa menawarkan fasilitas komplit meliputi ruang pertemuan, area outbound, area BBQ, kolam renang, ruang santai, beserta seluruh perlengkapannya.

4. Lokasi Menarik

Banyak villa berlokasi di pegunungan dan dekat dengan kawasan wisata. Selain itu, villa juga menawarkan udara segar dan view yang indah sehingga dapat meningkatkan semangat para peserta.

Nah bagi Anda yang ingin menyelenggarakan gathering, Anda tak perlu bersusah payah mencari villa yang sesuai dengan kriteria tersebut. Kini Anda bisa menyewa Villa Kebunsu Bogor sebagai venue gathering perusahaan Anda.

Dengan beragam fasilitas unggulan, suasana asri, dan pilihan kapasitas yang bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda, rencana gathering Anda akan makin berkesan. Rencanakan agenda tahunan kantor Anda dengan membuat susunan acara gathering di villa dan lakukan reservasi di Villa Kebunsu segera!